Outsourcing de TI

No papel de dono de negócio, você provavelmente já considerou a possibilidade fazer outsourcing de TI da sua empresa. Os benefícios parecem óbvios, com tantos artigos de várias empresas e experts na indústria afirmando que terceirizar essa operação reduz custos, aumenta foco e inovação no core do negócio, não é verdade?…

Não importando o segmento da sua empresa (seja engenharia, contabilidade, comércio, varejo, marketing, RH, indústrias, PMEs e etc), a maioria insiste em dizer que terceirizar TI é a solução e ponto final.

Mas será que que só existem vantagens mesmo nisso?

Neste artigo, além de explicarmos o passo-a-passo para um outsourcing bem feito, vamos ser honestos em mostrar também as desvantagens.

O que é Outsourcing de TI?

Apenas para garantir que estamos na mesma página, outsourcing de TI nada mais é que outro nome para terceirização das demandas de TI do seu negócio para empresas especializadas nessa função (que é o nosso caso aqui na Vnek!).

Nesse modelo, geralmente a empresa cliente tem TI como uma atividades-meio e não como atividade-fim do negócio (core business).

Em TI especificamente, vários serviços podem ser terceirizados, tais como:

De forma especial, empresas de médio e grande portes se beneficiam muito dessa terceirização, porque lidam com um volume gigante de tráfego de informações e, portanto, precisam de sistemas robustos, operantes e disponíveis 100% do tempo, algo que é bastante desafiador – quem entende do assunto sabe disso.  

Encarar essa demanda sem uma equipe especializada – algo que com que boa parte das empresas podem não contar – é bem difícil (para não dizer impossível).

Explicada a definição, vamos às vantagens agora.

As 3 Vantagens do Outsourcing

De acordo com o Outsourcing Institute, existem várias vantagens para a terceirização em TI. Aqui vamos citar as 3 principais:

1. Redução de Custos Operacionais

Esse você já deve saber, pois é comum a qualquer terceirização. Custos trabalhistas associados com contratação, treinamento, tempo de aprendizagem, seguro de saúde, impostos trabalhistas (o dobro do salário do colaborador na CLT), férias e rescisão são instantaneamente eliminados quando se terceiriza.

2. Aumento de Foco

Infelizmente, não há como ser bom em tudo ao mesmo tempo. Assim, é inteligente lançar mão de outsourcing para focar naquilo que é central para seu negócio.

Você pode até ter alguém competente com tecnologia na sua empresa, mas se essa pessoa não tiver sido contratada para isso, seu negócio também está perdendo foco.

Quem está fazendo aquilo para que ela foi contratada?

Já perguntou se seu colaborador gosta de fazer isso?

Não é nossa especialidade, mas aqui vai uma dica de gestão de pessoas: não sobrecarregue seus empregados com tarefas operacionais que não foram previamente combinadas, isso pode gerar atritos e perdas para seu negócio.

3. Inovação

Seu ROI (retorno sobre investimento) é muito maior quando você contrata um serviço especializado. Isso porque, ao invés de contar com o conhecimento do colaborador, você vai se beneficiar da experiência do time de TI inteiro da contratada.

Além disso, seu negócio ganha em inovação, porque a empresa terceirizada precisa se manter atualizada para competir no mercado. Isso envolve treinamento, certificação e experimentação contínua dos funcionários, o que é caro e leva tempo.

As 3 Desvantagens do Outsourcing em TI

Como tudo na vida e nos negócios possui vantagens e desvantagens, no outsourcing não seria diferente.

Sempre que existe delegação de qualquer atividade seja para uma empresa contratada ou para um funcionário interno, existe um risco envolvido.

Em termos do funcionário interno, existem os riscos do tipo:

Será que contratei a pessoa certa para o trabalho? Será que ela vai se dar bem com as pessoas aqui dentro?

Essas são questões que preocupam todo dono de negócio.

A verdade é que não existe muita diferença no tipo de riscos na relação com a empresa terceirizada. O que acontece apenas, é que eles podem ser potencializados, se você não contratar um bom fornecedor. São eles:

1. Risco de Confidencialidade

Se alguma função da sua empresa é terceirizada e contém dados sensíveis, existe o risco inerente da empresa contratada fazer bom ou mau uso deles.

Para evitar problemas dessa natureza, avalie a idoneidade da empresa contratada e se quiser uma segurança extra, pode ser uma boa sancionar em contrato o uso impróprio de dados vazados.

2. Risco de Expertise

Se a terceirizada não documentar em relatórios os processos e aprendizados em geral da sua operação, isso pode acabar em um “casamento sem separação”.

Com o tempo seu negócio pode ter novas necessidades, e se elas passarem pelo encerramento do contrato com a empresa contratada, você quer ter flexibilidade para tomar novos rumos.

Mais uma vez, nada que um bom e confiável fornecedor de TI não consiga oferecer.

3. Risco de Clima

Se a implementação envolver a demissão de funcionários, isso pode não ser positivo para o clima na empresa.

Outros funcionários podem pensar que seus trabalhos estão sob ameaça também.

Outro ponto importante a ser avaliado é a relação dos funcionários do seu fornecedor de TI com os seu funcionários.

Para evitar esses conflitos, comunique as causas dos desligamentos de forma transparente com todos colaboradores e avalie o profissionalismo da sua terceirizada para preservar o clima da sua organização.

E agora, terceirizar TI ou não?

Conforme já citamos anteriormente, a maioria dos riscos podem ser evitados se você conhecer o trabalho da sua prestadora de serviços. Identificar bons fornecedores no mercado não é uma tarefa fácil, mas podemos compartilhar uma checklist (na próxima seção) para lhe ajudar na tomada de decisão.

De resto, não há dúvidas de que outsourcing em TI é um padrão de mercado, já que, segundo o relatório da CIONET (uma maiores autoridade em TI no mundo), 86% das empresas já aderiram outsourcing de TI, pelas mesma vantagens já citadas.

Se as vantagens não superassem as desvantagens, certamente esse cenário de mercado não existiria, faz sentido?

Bom, se fez, a próxima pergunta que deve surgir para você é: quando fazê-la?

Quando fazer a terceirização em TI?

Respondendo de forma direta, geralmente os cenários mais comuns em que enxergamos os nossos clientes são: estrutura atual está limitando de alguma forma a operação do negócio ou existe uma necessidade de redução de custo da estrutura de TI.

Como fazer a terceirização de ti?

Novamente de forma bem enxuta, aqui está uma checklist para ajudar no processo de tomada de decisão do seu fornecedor:

1. Avalie sua necessidade de terceirização

Levante os problemas de TI que você quer resolver.

Reduzir custos? Reparar sistemas que estão falhando? Aumentar a capacidade deles?

Se ainda assim não tiver claridade, não tem problema.

Converse com um fornecedor que faça uma avaliação da sua necessidade (se precisar de ajuda estamos por aqui).

2. Crie uma SLA

A SLA ( do inglês, Service Level Agreement) é um documento que alinha as expectativas de entrega na relação entre empresa contratante e contratada. Dados como atividades a serem desempenhadas e métricas de desempenho do serviço do fornecedor entram aí.

3. Identifique Certificações e Selos de Qualidade  

Certificações e selos de instituições reconhecidas no meio são uma boa forma de localizar fornecedores sérios e profissionais.

Por exemplo, se você busca um suporte para computadores, é importante checar se o fornecedor é certificado da microsoft. Usando um dos nossos exemplos, somos certificamos nas metodologias de atendimento ITIL e Cobit, o que nos chancela no outsourcing de gestão de TI.

4. Colete feedbacks de clientes

Nada mais prático do que conferir com clientes atuais e antigos como foi ou está sendo a experiência com serviço do fornecedor. Busque identificar pontos fortes e fracos em geral e com base na demanda específica que busca.

Conclusão

Esperamos que o artigo tenha ajudado a esclarecer as vantagens do outsourcing de TI, porque  reduzir custosaumentar foco e inovação no core do negócio, é vital para sua empresa se manter saudável.

Aqui na Vnek consideramos importante a honestidade em mostrar que existem os dois lados da questão do outsourcing para lhe ajudar a tomar uma melhor decisão no seu contexto específico de negócio.

Enfim, para consolidar o aprendizado, te oferemos gratuitamente um infográfico com o resumo das principais vantagens do outsourcing em TI para relembrar de forma simples e rápida quando precisar:

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Um comentário sobre O que é Outsourcing de TI e quais são as 3 Principais Vantagens e Desvantagens da Terceirização

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